Veranlassen von Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen

Preisanfragen

Ausschreibungen

Erstellen von Preisspiegeln

Beratung

Auftragsvergabe

Rechnungskontrolle

Belegprüfung

Vorbereitung der Eigentümerversammlung

Ortstermine

Beiratsgespräche

Korrespondenz und Verträge

Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung

Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld.

Verbuchen der Geldein- und Ausgänge

Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen

Bearbeiten von Lastschriftbuchungen

Überwachen von Zahlungseingängen

Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand

Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten

Rechnungskontrolle

Anweisen und Veranlassen von Zahlungen - Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung

Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksame Leistungen

Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft

Errechnen, Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen

Erstellen von Wirtschaftsplan, Abrechnungen- Veranlassen von Heizungsabrechnungen

Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch

Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommensteuer/Umsatzsteuergesetz, Abgabenverordnung, Grundsteuergesetz etc.)

Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten

Ausschreibungen, Angebotsspiegeln

Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)

Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister - Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne)

Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude-Gewässerschutz-Glasbruch, Haftpflichtversicherung, Aufzug- Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung

Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.)

Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschl. Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherungen

Vergeben/Überwachen von Instandsetzung- und Instandhaltungsmaßnahmen einschl. Abrechnen

Beauftragen von Sachverständigen

Kennen und Beachten von z.B. DIN-Best., Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen.

Korrespondenz mit Eigentümern

Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten

Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung

Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft

Beraten von Eigentümern, Hausmeistern

Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungsdienstleistungen, Lieferverträgen etc.)

Terminabstimmung, Saalbestellung

Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung

Erstellen der Beschlussniederschrift einschl. versenden an alle Eigentümer

Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtung, Hausgeldklagen

Erstellen von Genehmigungen (Telefon Veränderungen Vermietungen, gewerbl. Nutzung)

Ausbilden von eigenem Personal und Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeistern)

Kennen und Beachten von WEG, BGB, AGBG, HGB Erbbaurechtsverordnung, Grundbuchverordnung, Zwangsversteigerungsgesetz, FGG, Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht.

1.

Grundsteuer und andere laufende öffentliche Lasten des Grundstücks.

2.

Die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, aber auch Kosten für Wasserzähler sowie die Kosten der Berechnung und Aufteilung auf die einzelnen Mieter und die Wartungskosten einer hauseigenen Wasserversorgungs- oder Aufbereitungsanlage. (Reparaturkosten sind allerdings Sache des Vermieters!)

3.

Abwasserkosten, also die kommunalen Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, Klärwerksabgaben und Regenwassergebühren.

4.

Zentralheizungskosten wie Brennstoffverbrauch, Kosten für Überwachung, Pflege und Bedienung sowie Prüfung der Betriebssicherheit der Anlage, Kosten der Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz.

5.

Kosten der Warmwasserversorgung einschließlich der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten, hierzu gehören auch die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit verbundenen Einstellung durch einen Fachmann.

6.

Die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
(keine Reparaturen).

7,

Fahrstuhlkosten: Hierzu gehören die Kosten für Strom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung und Pflege, Prüfung der Betriebssicherheit, Einstellung und Reinigung.

8.

Gebühren für Müllabfuhr und Straßenreinigung.

9.

Die Kosten für Treppenhausreinigung etc. und Ungezieferbekämpfung.

10.

Die Gartenpflege sowie die Pflege von Spielplätzen (neuer Sandkistensand etc.)

11.

Beleuchtungskosten für die von den Bewohnern gemeinsam benutzten Gebäudeteile, beispielsweise Boden, Keller, Treppenhaus oder Waschküche.

12.

Schornsteinfegergebühren, soweit sie nicht schon bei den Heizkosten berücksichtigt worden sind.

13.

Versicherungsprämien für Feuer-, Sturm- und Wasser- sowie Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, Öltank.

14.

Hausmeisterkosten, entsprechend den gesetzlichen Regelungen.

Aber: Vergütung für Verwaltungsaufgaben darf nicht umgelegt werden, da Hausverwaltungskosten in jedem Fall Sache des Vermieters und daher nicht umlagefähig sind. Anderslautende Vereinbarungen sind unwirksam. Auch wenn der Hausmeister Arbeiten zu den vorhergehenden Punkten ausführt, dürfen diese Kosten in der Betriebskostenabrechnung natürlich nicht doppelt auftauchen. Wenn der Hausmeister auch Verwaltungsaufgaben übernimmt, muss dieser Posten anteilig gekürzt werden.

15.

Die Betriebskosten für Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen. Umlagefähig sind Wartungskosten und monatliche Grundgebühr, nicht aber die Anschlussgebühr.

16.

Die Betriebskosten für Waschmaschinen, Schleudern und Trockner, die alle Bewohner nutzen. Durch Münzen abgegoltene Kosten dürfen nicht doppelt berechnet werden.

17.

Sonstige Betriebskosten von Nebengebäuden und Anlage wie Saunen oder Schwimmbäder.

Kontoführungsgebühren für das Mietenkonto

Portokosten der Abrechnung

Instandhaltungsrücklagen

Reparaturen, Anschaffungen

und die bereits erwähnten Verwaltungskosten

1. Einberufender:

Verwalter: 
1 x im Jahr ein "Muss"

2. Einberufungstermin:

Einzelne Wohnungseigentümer des Verwalters:
nur bei gerichtlicher Ermächtigung oder Weigerung

Ausnahmen:

Mindestens eine Woche vorher

3. Häufigkeit :

Bei besonderer Dringlichkeit, wie z.B. Hochwasser, Dachschaden, dann kürzerer Zeitraum zulässig

1 x jährlich (=ordentliche Versammlung), bei Bedarf außerordentliche Versammlung, nur wenn es sein muss, (Extrakosten können dafür verlangt werden)

4. Versammlungsort :

In unmittelbarer Nähe; neutraler Ort

5. Versammlungszeit :

Möglichst nicht in den Ferien, Weihnachtszeit, Urlaubszeit

6. Einberufungsform :

Regelfall - schriftlich
Folge fehlender Schriftform: anfechtbar
Teilnahme trotz fehlender Schriftform - Verzicht auf Anfechtbarkeit

7. Einberufungsinhalt :

Allgemein: - Genaue Bezeichnung der Gegenstände
(z.B. Kosten-, und Wirtschaftsplan)

Genauigkeit: - steigt mit Bedeutung der zu erwartenden Beschlüsse

Folgen fehlerhafter Einberufung: anfechtbar

8. Wiederholungs- versammlung :

Wenn sie nicht beschlussfähig ist Identität der Gegenstände. Hinweis auf die Beschlussfähigkeit ohne Rücksicht auf die Höhe der vertretenen Miteigentumsanteile

9. Protokoll :

Dazu gehört: - Anwesenheitsliste, -Beschlussfähigkeit

Vorsitz :

in der Regel Verwalter ´
Beirat (Ausnahme)
Wohnungseigentümer (Ausnahme)

Teilnehmer :

Verwalter oder Vertreter
Wohnungseigentümer
Beirat

Mieter :

kein Teilnahmerecht

Berater :

müssen zugelassen werden, wie z.B. Steuerberater, Versicherungsberater, siehe Teilungserklärung